Turvallisuusjohtaminen, poikkeamat ja tarkastukseen valmistautuminen

Läheltä piti -tilanne on ilmainen oppitunti: seuraus jäi syntymättä, mutta tapahtumaketju oli sama kuin tapaturmassa. Siksi havaintojen määrä on hyvä ennakoiva mittari — nouseva havaintomäärä kertoo yleensä paranevasta turvallisuuskulttuurista, ei huononevasta työmaasta.

Ilmoittamisen kynnys on pidettävä matalana: nopea kirjaus puhelimella, kuva mukaan, ei syyllisten etsintää. Jokaiseen havaintoon vastataan — käsitelty, päätetty toimenpide tai perusteltu ei toimenpiteitä. Jos havainnot eivät johda mihinkään, ilmoittaminen loppuu muutamassa viikossa.

Tapaturma ja vakava läheltä piti tutkitaan. Tutkinta etenee tapahtumien aikajanasta välittömiin syihin ja sieltä juurisyihin. Yksinkertainen ja tehokas menetelmä on viisi kertaa miksi: kysytään syytä niin monta kertaa, että päädytään tekijään, johon voidaan vaikuttaa järjestelmätasolla.

Esimerkki: työntekijä liukastui öljyyn. Miksi? Lattialla oli öljyä. Miksi? Kone vuoti. Miksi? Tiiviste oli kulunut. Miksi? Määräaikaishuoltoa ei ollut tehty. Miksi? Huoltoseurantaa ei ollut kenenkään vastuulla. Juurisyy on puuttuva huoltoseuranta — ei ”varomattomuus”.

Työtapaturmasta, joka aiheuttaa yli kolmen päivän työkyvyttömyyden, tehdään ilmoitus vakuutusyhtiölle. Vakavasta tapaturmasta ja kuolemaan johtaneesta on ilmoitettava viipymättä poliisille ja työsuojeluviranomaiselle, eikä tapahtumapaikkaa saa muuttaa ennen tutkintaa.

Turvallisuusjohtaminen tarvitsee sekä jälkikäteisiä että ennakoivia mittareita. Jälkikäteisiä ovat tapaturmataajuus (tapaturmat miljoonaa työtuntia kohti) ja sairauspoissaolot. Ennakoivia ovat TR- tai MVR-taso, havaintojen määrä, tehtävien läpimenoaika, perehdytysten kattavuus ja pätevyyksien voimassaolo.

Vuosikello pitää kokonaisuuden hallinnassa: riskiarvion päivitys, toimintaohjelman tarkistus, ASA-ilmoitus, laitetarkastukset, työterveysneuvottelut ja pätevyyksien uusinnat osuvat eri kuukausille. Kun määräpäivät ovat kalenterissa muistutuksin, mikään ei vanhene huomaamatta.

Työsuojelutarkastuksessa (aluehallintovirasto) käydään läpi asiakirjat ja työpaikan todellinen tilanne. Tyypillisesti pyydetään vaarojen arviointi, työsuojelun toimintaohjelma, perehdytysten kirjaukset, kemikaaliluettelo, laitetarkastukset ja tapaturmien tutkinnat. Tarkastuksesta laaditaan tarkastuskertomus; puutteista annetaan toimintaohje tai velvoittava kehotus määräajoin.

Parhaiten tarkastukseen valmistautuu se, jonka aineisto on koottuna yhteen paikkaan ja ajan tasalla. Kun kaikki dokumentit ovat samassa kansiossa, ne voi näyttää tai lähettää yhtenä kokonaisuutena — tarkastajalle, tilaajalle tai pääurakoitsijalle — ilman erillistä kokoamista.

Jos havaintoja tulee vähän, syy on harvoin se, ettei vaaratilanteita ole. Tavallisemmin ilmoittaminen koetaan hyödyttömäksi tai riskialttiiksi. Neljä yleisintä syytä ovat: ei tiedetä mihin ilmoitetaan, ilmoittaminen on hankalaa, aiemmista ilmoituksista ei ole seurannut mitään, tai ilmoittaja pelkää syyllistämistä.

Kaikki neljä ovat johtamisen kysymyksiä. Ilmoituskanavan pitää olla yksi ja sama kaikille ja toimia puhelimella työmaalla alle minuutissa. Jokaiseen ilmoitukseen vastataan, vaikka vastaus olisi ”ei toimenpiteitä, koska…”. Korjatut asiat kerrotaan ääneen, jotta hyöty näkyy. Ja tutkinta kohdistetaan tapahtumaketjuun, ei henkilöön.

Käytännön mittari kulttuurin tilasta: montako läheltä piti -ilmoitusta tulee yhtä tapaturmaa kohden. Jos suhde on lähellä nollaa, ilmoitusjärjestelmä ei toimi, vaikka tapaturmaluvut näyttäisivät hyviltä. Terve suhde on kymmeniä havaintoja jokaista tapaturmaa kohden.

Turvallisuusjohtaminen pysyy yllä vain, jos sen tehtävillä on kiinteä paikka kalenterissa. Muuten kaikki tehdään vasta silloin, kun tilaaja kysyy tai tarkastaja tulee. Alla on runko, jonka voi ottaa käyttöön sellaisenaan pienessä yrityksessä.

Päivittäin: työn aloituksen turvallisuuskeskustelu, välittömien puutteiden korjaus. Viikoittain: mittauskierros, edellisten puutteiden tarkistus, turvallisuusvartti. Kuukausittain: havaintojen ja poikkeamien läpikäynti, mittareiden katselmointi, avoimien toimenpiteiden tilanne.

Neljännesvuosittain: kaluston ja suojainten tarkastukset, perehdytysten ajantasaisuus, kemikaaliluettelon tarkistus. Vuosittain: vaarojen arvioinnin päivitys, työsuojelun toimintaohjelman katselmointi, ASA-ilmoitus, työterveyshuollon työpaikkaselvityksen ajantasaisuus, ensiapu- ja korttikoulutusten voimassaolo sekä seuraavan vuoden tavoitteiden asettaminen.

Vuosikellon voima on siinä, että se tekee näkyväksi myös sen, mikä on jäänyt tekemättä. Kun tehtävillä on määräpäivät, myöhässä oleva asia erottuu heti eikä huomaamatta vanhene kokonaiseksi puutteeksi.

Jos turvallisuusasiat ovat yrityksessä alkutekijöissään, kaikkea ei kannata yrittää kerralla. Järjestys, jolla asiat otetaan haltuun, ratkaisee onnistumisen. Alla toimiva eteneminen ensimmäiselle kuukaudelle.

Viikko 1: yritystiedot ja vastuuhenkilöt kuntoon, ilmoituskanava käyttöön ja kerrottu kaikille. Viikko 2: vaarojen arviointi tärkeimmistä työvaiheista yhdessä tekijöiden kanssa. Viikko 3: työsuojelun toimintaohjelma, perehdytyskäytäntö ja perehdytyslomake käyttöön. Viikko 4: ensimmäinen mittauskierros, kemikaaliluettelon tarkistus ja vuosikellon määräpäivät kalenteriin.

Kuukauden päätteeksi yrityksellä on kaikki lain vaatimat perusasiakirjat, toimiva ilmoituskanava ja rytmi, joka pitää ne ajan tasalla. Se on taso, jolla kestää sekä työsuojelutarkastuksen että tilaajan auditoinnin.